- Câu trả lời ngắn: tour 360 bệnh viện nên công khai những nơi bệnh nhân sẽ đi qua (lối vào, tiếp đón, khu chờ, phòng khám, xét nghiệm, nhà thuốc, phòng lưu trú mẫu) và không công khai những nơi chỉ nhân viên vào (phòng mổ, hồi sức, kho thuốc, phòng hồ sơ, phòng máy chủ).
- Ai nên đọc: phòng quản lý chất lượng, phòng marketing, điều dưỡng trưởng phụ trách buổi chụp.
- Bài có gì: danh sách khu vực theo 3 mức, quy tắc riêng tư, việc cần chuẩn bị trước và trong buổi chụp.
Checklist này được rút ra từ các dự án VR360 y tế mà VR360.ONE đã làm, trong đó có Phòng Khám Y Khoa 4.0 Cẩm Phả. Nếu cần hiểu tổng quan trước, đọc VR360 y tế là gì.
Khu vực nên công khai
Mục tiêu của tour là giúp bệnh nhân lần đầu biết mình sẽ đi đâu, làm gì. Hãy chụp theo đúng thứ tự đó:
- Cổng, bãi gửi xe, lối vào chính. Nhiều bệnh nhân gọi tổng đài chỉ để hỏi vào cổng nào.
- Quầy tiếp đón, máy lấy số, quầy thu ngân.
- Khu chờ. Thể hiện chỗ ngồi, màn hình gọi số, nhà vệ sinh gần nhất.
- Phòng khám đại diện cho từng chuyên khoa chính.
- Khu xét nghiệm, chẩn đoán hình ảnh ở góc nhìn từ cửa vào, không cần vào sâu bên trong phòng máy.
- Nhà thuốc.
- Phòng lưu trú mẫu (phòng thường, phòng dịch vụ) và tiện ích: căng tin, khu vui chơi trẻ em, phòng cho con bú.
Khu vực chỉ nên làm bản nội bộ
Những khu vực sau có giá trị đào tạo hoặc giới thiệu với đối tác, nhưng không nên để công khai trên website:
- Phòng mổ, phòng hồi sức, khu vô khuẩn.
- Phòng máy chụp cắt lớp, cộng hưởng từ (ảnh bên trong phòng máy).
- Khu cấp cứu.
Với nhóm này, làm một bản tour riêng có mật khẩu, dùng cho đào tạo nhân viên mới, cho đối tác bảo hiểm hoặc đoàn kiểm tra.
Khu vực không chụp
- Kho thuốc, kho vật tư, phòng hồ sơ bệnh án.
- Phòng máy chủ, phòng điều khiển kỹ thuật.
- Bất kỳ phòng nào đang có bệnh nhân điều trị.
Quy tắc riêng tư khi chụp tour 360 bệnh viện
Ảnh 360° thu toàn bộ không gian xung quanh máy, nên dễ lọt chi tiết hơn ảnh thường. Áp dụng các quy tắc:
| Rủi ro | Cách xử lý |
|---|---|
| Có bệnh nhân trong khung hình | Chụp ngoài giờ khám; nếu không tránh được thì xoá ở hậu kỳ, không chỉ làm mờ |
| Màn hình máy tính hiển thị dữ liệu | Tắt màn hình hoặc mở màn hình chờ trước khi chụp |
| Bảng tên, sổ khám, hồ sơ trên bàn | Dọn trước; kiểm tra lại ở hậu kỳ |
| Bảng phân công có tên nhân viên | Gỡ tạm hoặc che ở hậu kỳ |
| Nhân viên trong khung hình | Chỉ giữ khi có đồng ý; tốt nhất xếp nhân viên ở vị trí có chủ đích (quầy tiếp đón) |
Chuẩn bị trước buổi chụp
- Chốt danh sách khu vực theo 3 mức ở trên, có chữ ký của người phụ trách.
- Gửi mặt bằng các tầng để đánh dấu điểm chụp. Xem thêm cách ước tính số điểm chụp và chi phí.
- Hẹn khung giờ ngoài giờ khám. Chuẩn bị người mở cửa và bật toàn bộ đèn.
- Dọn mặt bàn, gỡ giấy dán tường không cần thiết, kéo rèm đều.
- Chuẩn bị nội dung hotspot: tên khoa, giờ làm việc, số điện thoại, link đặt lịch.
Trong buổi chụp
- Người của cơ sở đi cùng để xác nhận từng phòng.
- Chụp theo đúng hành trình bệnh nhân để khi dựng tour, các bước nối nhau tự nhiên.
- Kiểm tra nhanh ảnh tại chỗ ở các khu nhạy cảm trước khi rời đi.
Sau buổi chụp: kiểm tra trước khi công khai
Buổi chụp xong chưa phải là xong việc. Với cơ sở y tế, bước duyệt sau hậu kỳ quan trọng không kém bước chụp, vì một chi tiết lọt vào ảnh 360° sẽ hiện ra với bất kỳ ai mở tour. Nên có một người phía bệnh viện, thường là phòng hành chính hoặc phòng pháp chế, đi lại toàn bộ tour bản nháp theo danh sách dưới đây:
- Màn hình và giấy tờ: phóng to từng điểm chụp, kiểm tra màn hình máy tính, bảng phân ca, sổ khám, phiếu xét nghiệm trên bàn. Chi tiết nào đọc được thì yêu cầu làm mờ.
- Người trong khung hình: kể cả bóng người phản chiếu trên kính, cửa thang máy. Nhân viên y tế xuất hiện trong tour cần đồng ý trước.
- Biển chỉ dẫn và tên khoa: khớp với tên đang dùng trên website, tránh để tour ghi một tên, trang đặt lịch ghi tên khác.
- Hotspot: giờ làm việc, số điện thoại, nút đặt lịch phải trỏ đúng. Đây là lỗi hay gặp nhất khi cơ sở vừa đổi tổng đài.
- Bản nội bộ: thử mở link bản có mật khẩu từ một thiết bị chưa đăng nhập để chắc chắn bản này không lộ ra ngoài.
Khi đã duyệt, tour được nhúng lên website hoặc gắn vào trang dịch vụ. VR360.ONE bàn giao cả bộ file để bệnh viện tự lưu trữ nếu chính sách dữ liệu yêu cầu. Quy trình chụp, hậu kỳ và dựng tour giống với dịch vụ tour 360° thực tế cho các ngành khác, chỉ khác ở bước duyệt riêng tư nói trên. Cơ sở chỉ cần vài ảnh 360° cho Google Maps hoặc trang giới thiệu thì dùng dịch vụ chụp ảnh 360, chưa cần dựng tour.
Câu hỏi thường gặp
Có cần xin phép gì khi chụp 360 trong bệnh viện không?
Cần văn bản đồng ý của ban giám đốc cơ sở và người được xuất hiện trong ảnh. Không công khai hình ảnh bệnh nhân.
Chụp vào giờ khám được không?
Được cho một số khu ít người, nhưng hậu kỳ sẽ lâu hơn. Ngoài giờ khám vẫn là lựa chọn tốt nhất.
Tour có thể ẩn bớt khu vực sau khi đã công khai không?
Có. Gỡ điểm chụp khỏi tour và cập nhật bản đang chạy, không cần làm lại tour.
Bản nội bộ có mật khẩu dùng chung dữ liệu với bản công khai không?
Có thể dùng chung ảnh nhưng xuất thành 2 bản tour riêng, quyền truy cập riêng.
Ai bên bệnh viện nên duyệt tour trước khi đăng?
Một người nắm quy định nội bộ về dữ liệu bệnh nhân, thường là phòng hành chính hoặc pháp chế, cùng người phụ trách marketing. Hai bên duyệt chung một bản nháp để không phải sửa nhiều vòng.
Cần lập danh sách khu vực cho cơ sở của mình? Gửi mặt bằng, VR360.ONE đánh dấu điểm chụp và phân loại khu vực công khai / nội bộ. Xem thêm giải pháp VR360 y tế.
