- Câu trả lời ngắn: tour 360 hội nghị tiệc cưới là tour chụp ballroom, phòng họp, sân cỏ, bãi biển tổ chức sự kiện của khách sạn, kèm hotspot sức chứa và cách setup. Sales MICE gửi link sau cuộc gọi đầu tiên, khách tự xem không gian, nên buổi site inspection (khảo sát thực tế) chỉ dành cho khách đã thực sự quan tâm.
- Ai nên đọc: sales MICE, sales tiệc cưới, giám đốc kinh doanh khách sạn, resort có không gian sự kiện.
- Bài có gì: vì sao sales sự kiện cần tour, khu vực nên chụp, hotspot cho người lên kế hoạch, cách sales dùng tour trong từng bước.
Không gian sự kiện là một nhánh riêng trong giải pháp VR360 khách sạn. Bài VR360 khách sạn là gì giới thiệu tổng quan; bài này đi sâu vào cách đội sales hội nghị, tiệc cưới dùng tour mỗi ngày.
Vì sao sales MICE cần tour 360 hội nghị tiệc cưới
Một hợp đồng hội nghị hay tiệc cưới thường qua nhiều vòng: hỏi giá, gửi thông tin, khảo sát thực tế, chỉnh phương án, ký. Người quyết định (công ty tổ chức sự kiện, phòng hành chính doanh nghiệp, cô dâu chú rể và gia đình) thường ở xa, hoặc đang so sánh 3–5 địa điểm cùng lúc. Họ cần biết:
- Phòng thực tế rộng bao nhiêu, trần cao bao nhiêu, có cột che tầm nhìn không.
- Sân khấu đặt ở đâu, lối vào cho khách, lối cho phục vụ.
- Khu đón khách, check-in, chụp ảnh nằm ở đâu so với phòng tiệc.
- Từ phòng nghỉ sang phòng họp đi thế nào, có phải ra ngoài trời không.
Brochure có sơ đồ và bảng sức chứa nhưng không trả lời được cảm giác không gian. Tour 360 hội nghị tiệc cưới trả lời được, và khách xem lại bao nhiêu lần cũng được, kể cả khi họp nội bộ để chọn địa điểm.
Khu vực nên có trong tour sự kiện
| Khu vực | Số điểm gợi ý | Ghi chú |
|---|---|---|
| Ballroom | 2–3 | Từ cửa vào, từ sân khấu nhìn xuống, giữa phòng |
| Ballroom setup mẫu | 1–2 mỗi kiểu | Kiểu tiệc bàn tròn, kiểu hội nghị dạng lớp học hoặc rạp hát |
| Phòng họp nhỏ | 1 mỗi phòng | Phòng cùng kiểu chỉ cần 1 phòng đại diện |
| Tiền sảnh sự kiện | 1–2 | Khu check-in, tea break, backdrop chụp ảnh |
| Sân cỏ, bãi biển | 1–3 | Thêm flycam nếu không gian rộng |
| Lối đi từ sảnh chính | 1–2 | Giúp khách hiểu đường đi, nhất là resort nhiều khu |
Ballroom có nhiều kiểu setup là nơi tour phát huy rõ nhất. Chụp cùng một vị trí máy ở 2–3 kiểu setup khác nhau, rồi cho khách chuyển qua lại trong tour.
Hotspot cho người lên kế hoạch sự kiện
- Thông số: diện tích, chiều cao trần, tải trọng sàn nếu có xe trưng bày.
- Sức chứa theo kiểu setup: tiệc bàn tròn, lớp học, rạp hát, chữ U, cocktail đứng.
- Kỹ thuật: màn LED, máy chiếu, âm thanh, điểm cấp điện, lối đưa thiết bị vào.
- Tải về: sơ đồ mặt bằng PDF, thực đơn tiệc, gói hội nghị.
- Liên hệ: nút gọi, email hoặc Zalo trực tiếp của sales phụ trách.
Sales dùng tour trong từng bước
- Sau cuộc gọi đầu tiên: gửi link tour mở thẳng ở ballroom phù hợp số khách, kèm báo giá sơ bộ.
- Khi khách so sánh địa điểm: gửi link riêng cho kiểu setup khách cần, kèm sơ đồ.
- Trước site inspection: khách đã xem tour, buổi khảo sát tập trung vào chi tiết kỹ thuật và thực đơn, không phải đi giới thiệu từ đầu.
- Sau khi ký: gửi tour cho đơn vị tổ chức sự kiện, ekip trang trí để họ lên phương án mà không cần đến nhiều lần.
Với tiệc cưới, cô dâu chú rể thường gửi link cho bố mẹ, họ hàng ở xa cùng xem. Một link dễ chia sẻ qua Zalo giúp quyết định nhanh hơn nhiều so với gửi hàng chục ảnh.
Trang riêng cho không gian sự kiện
Website khách sạn thường đặt hội nghị, tiệc cưới ở một mục nhỏ. Nhiều khách sạn làm thêm một trang riêng cho sales MICE: tour 360 các không gian, bảng sức chứa, gói tiệc, ảnh sự kiện đã tổ chức và form yêu cầu báo giá. Trang này dùng cho quảng cáo tiệc cưới theo mùa và gửi kèm email chào khách doanh nghiệp. Phần làm trang thuộc dịch vụ landing page tích hợp tour 360; tour thì chụp cùng đợt với tour phòng nghỉ để tiết kiệm chi phí. Ví dụ tour khách sạn lớn ven biển: Marriott Đà Nẵng.
Câu hỏi thường gặp
Có cần chụp lại mỗi khi đổi trang trí tiệc không?
Không. Chụp phòng ở trạng thái setup chuẩn; với các tiệc đã tổ chức, có thể thêm ảnh thường vào hotspot thay vì chụp 360 lại.
Chụp ballroom khi đang có sự kiện được không?
Được nếu khách hàng sự kiện đồng ý, nhưng ảnh có người và trang trí riêng của họ. Tốt nhất chụp vào ngày trống với setup mẫu của khách sạn.
Tour sự kiện nên tách riêng hay gộp với tour phòng nghỉ?
Nên dùng chung một tour nhưng có điểm bắt đầu riêng. Sales MICE gửi link mở ở ballroom, website đặt phòng mở ở sảnh.
Có làm được tour cho khách quốc tế đặt hội nghị không?
Có. Hotspot và menu làm song ngữ; với khách quốc tế, tour gần như thay buổi khảo sát đầu tiên.
Một tour sự kiện cần bao nhiêu điểm chụp?
Khách sạn có 1 ballroom và vài phòng họp thường cần 8–15 điểm, cộng thêm điểm cho từng kiểu setup mẫu. Xem cách ước tính ở bài chi phí VR360 khách sạn, resort.
Đội sales MICE cần tour gửi khách? Gửi danh sách hạng phòng, khu tiện ích và sơ đồ khuôn viên, VR360.ONE đề xuất số điểm chụp và báo giá. Xem thêm giải pháp VR360 khách sạn.
